MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ HIỆU QUẢ CẦN ĐÁP ỨNG 5 YẾU TỐ

Để có thể chọn lựa được một phần mềm quản lý hiệu quả thì bạn nên lựa chọn dựa trên 5 tiêu chí sau:

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt, là một công cụ cổ điển vẫn được sử dụng nhiều trong quản lý tiến độ dự án ngày nay.

Quản trị viên có thể nhanh chóng xác định những gì phải làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hoặc đúng hạn bằng cách sử dụng Biểu đồ Gantt. Biểu đồ này dễ xây dựng và cho phép người đọc dễ dàng quan sát công việc, tiến độ công việc và thời gian tổng thể của các công việc.

Dễ dàng phân công

Một công việc được tạo ra đòi hỏi sự phân công của một người chịu trách nhiệm chính; đối với những công việc phức tạp cần sự phối hợp, phân công công việc cho những cá nhân thích hợp và đưa ra những cảnh báo khi có những sửa đổi mới đối với chúng là điều cần làm. Để đảm bảo thành công cho dự án, hãy tránh bị phân tâm và luôn cập nhật tình hình công việc của bạn.

Phân bổ các nguồn lực tài chính và khoa học

Người quản trị dự án cần một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để theo dõi bảng phân bổ tài nguyên cho tất cả các thành viên của nhóm dự án trong quá trình quản lý dự án. Làm việc theo định hướng cộng tác, ngay cả với Workspace, một phần mềm quản lý dự án, cho phép mỗi người tham gia phân công thời gian làm việc thông qua bảng tác vụ Kanban.

Khả năng phản hồi và chia sẻ trong thời gian thực

Phản hồi thể hiện sự tương tác giữa những người tham gia dự án; lượng phản hồi càng lớn thì công việc họ tiến hành càng nghiêm túc. Hơn nữa, các nhận xét về chương trình sẽ giúp tập trung dữ liệu để không bị phân tán qua một số kênh truyền thông khác nhau. Để mang đến cho khách hàng trải nghiệm cá nhân hóa hơn, phần mềm quản lý dự án Workspace bao gồm một bộ sưu tập biểu tượng và cho phép người phản hồi đính kèm các tài liệu liên quan.

Có thể trích xuất báo cáo

Báo cáo tiến độ thường được coi là một thành phần quan trọng của mọi dự án và chúng tôi không phải mất nhiều thời gian để tạo chúng. Người dùng chỉ cần chọn loại báo cáo, khoảng thời gian tìm kiếm, đợi chương trình tổng hợp rồi nhấn nút “Render” là hoàn thành với phần mềm quản lý dự án. Tuy nhiên, để có một báo cáo chính xác đòi hỏi bạn phải liên tục cập nhật tình trạng dự án, điều này không mất nhiều thời gian như bạn tin tưởng và cũng không bắt buộc bạn phải ngồi tại văn phòng. Chỉ cần đăng nhập vào chương trình phần mềm quản lý dự án trên bất kỳ thiết bị di động thông minh nào có kết nối Internet là chúng ta có thể nhanh chóng thao tác: cập nhật tiến độ, nhận xét.

 

Leave a Reply